I. MỤC TIÊU CÔNG VIỆC
Chịu trách nhiệm tìm kiếm, đàm phán, lựa chọn nhà cung cấp và quản lý quy trình mua sắm các thiết bị, vật tư vận hành kho bãi (racking, xe nâng, PDA, bao bì đóng gói...), vật tư văn phòng và các dịch vụ vận tải/logistics bổ trợ; đảm bảo tối ưu hóa chi phí (Cost optimization), chất lượng hàng hóa và tiến độ cung ứng cho toàn bộ hệ thống kho của công ty.
II. NHIỆM VỤ VÀ TRÁCH NHIỆM CHÍNH
1. Mua sắm Thiết bị & Vật tư Vận hành Kho bãi
- Tiếp nhận và thẩm định nhu cầu mua sắm thiết bị/vật tư từ bộ phận Kho vận (Warehouse Operations), Kỹ thuật hoặc các phòng ban liên quan.
- Tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn Nhà cung cấp (NCC) trong và ngoài nước (Việt Nam, Trung Quốc/1688/Alibaba...) cho các nhóm hàng:
- Thiết bị hạ tầng kho: Hệ thống kệ chứa hàng (Racking), đèn chiếu sáng Highbay, hệ thống camera...
- Thiết bị công nghệ/CCDC cho vận hành: Máy kiểm kho PDA, máy in tem, máy quét barcode, cân điện tử, bàn đóng gói,...
- Phương tiện vận chuyển/nâng hạ: Xe nâng ,xe đẩy, pallet (nhựa/gỗ)...
- Các loại dịch vụ cho kho bãi: thuê lao động thời vụ, thuê xe tải,…
- Theo dõi tiến độ sản xuất, giao hàng, nghiệm thu lắp đặt và phối hợp kiểm tra chất lượng (QC) thiết bị/vật tư khi nhập kho.
2. Tìm kiếm & Đàm phán với Nhà cung cấp
- Lập hồ sơ mời thầu (RFP/RFQ), gửi yêu cầu báo giá và so sánh bảng giá/thông số kỹ thuật từ ít nhất 3 NCC cho mỗi gói mua sắm.
- Đàm phán trực tiếp về giá cả, điều khoản thanh toán, thời gian giao hàng, điều kiện bảo hành và chính sách hậu mãi.
- Tìm kiếm các giải pháp thay thế (Alternative sourcing) nhằm giảm giá thành (CapEx/OpEx) nhưng vẫn đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật vận hành.
3. Quản lý Hợp đồng & Pháp lý Mua hàng
- Phối hợp với bộ phận Pháp chế/Kế toán để soạn thảo, rà soát và ký kết Hợp đồng mua bán/cung cấp dịch vụ (Sales Contract / Purchase Order).
- Đảm bảo các điều khoản về chất lượng, phạt vi phạm hợp đồng, thời hạn bảo hành và trách nhiệm của NCC được quy định rõ ràng.
- Theo dõi, quản lý tiến độ thanh toán cho NCC đúng cam kết hợp đồng.
4. Quản lý Đánh giá Nhà cung cấp
- Xây dựng và duy trì Danh mục Nhà cung cấp uy tín (Approved Vendor List - AVL).
- Đánh giá định kỳ (hàng quý/hàng năm) hiệu suất của NCC dựa trên các chỉ số KPI: Chất lượng hàng hóa (Quality), Giá cả (Price), Tiến độ giao hàng (Delivery), và Dịch vụ bảo hành (Service).
5. Lập các báo cáo theo yêu cầu của quản lý
III. YÊU CẦU NĂNG LỰC & KINH NGHIỆM
1. Học vấn & Kinh nghiệm
- Tốt nghiệp Đại học/Cao đẳng chuyên ngành Logistics, Quản trị Chuỗi cung ứng, Kinh tế đối ngoại, Thương mại quốc tế hoặc các ngành liên quan.
- Tối thiểu 01 năm kinh nghiệm ở vị trí Mua hàng (ưu tiên ứng viên từng làm việc trong các công ty Logistics, 3PL, Kho bãi).
- Am hiểu về thị trường thiết bị công nghiệp, vật tư kho bãi và chi phí vận chuyển.
2. Kỹ năng chuyên môn
- Kỹ năng đàm phán & Thương lượng: Khả năng thương lượng, đàm phán các điều khoản có lợi cho công ty.
- Kỹ năng phân tích chi phí: Đánh giá tổng chi phí sở hữu (Total Cost of Ownership - TCO) thay vì chỉ nhìn vào giá mua ban đầu.
- Ngoại ngữ: Tiếng Anh
- Tin học văn phòng: Thành thạo MS Excel (hàm tính toán, so sánh giá, lập báo cáo), MS Word.
3. Phẩm chất cá nhân
- Trung thực, liêm chính, có đạo đức nghề nghiệp cao (nói KHÔNG với tiêu cực/hoa hồng bất chính từ NCC).
- Cẩn thận, tỉ mỉ trong việc kiểm tra hợp đồng, số liệu và thông số kỹ thuật.
- Nhanh nhẹn, khả năng chịu áp lực công việc cao, linh hoạt xử lý các sự cố phát sinh (giao hàng trễ, hàng lỗi...).